[產業經驗] 企業永續經營掌握郵件生命週期

在數位儲存技術愈來愈發達的21世紀,企業的資訊也呈現爆炸性成長,並且在全球節能減碳的推動下,企業無紙化趨勢更導致資訊洪流的到來,資訊生命週期管理的需求也因運而生。

在數位儲存技術愈來愈發達的21世紀,企業的資訊也呈現爆炸性成長,並且在全球節能減碳的推動下,企業無紙化趨勢更導致資訊洪流的到來,資訊生命週期管理的需求也因運而生。

企業資訊人員面對每日成長數百GB的資料,該如何有效管理,來達成將儲存設備使用達到最佳化、改善資料搜尋存取速度等目的。因此衍生出資訊管理的新方法:資訊生命週期管理(Information Lifecycle Management, ILM)。此方法是從資料的產生、保護、讀取、搬遷、歸檔到銷毀的一連串管理過程,以低整體擁有成本(Total Cost of Ownership, TCO)來促進業務成長及遵守法規,使企業加快營運流程,並更加精確、及時地回應法規遵循的最新要求。

郵件生命週期管理環節
資訊生命週期一連串的管理環節,除了節省儲存設備的投資,以及意識到資料遺失的嚴重性之外,將影響企業持續營運管理的執行(Business Continuity Management, BCM)。此管理主要就是分析風險,當災害仍在預期之外發生時,可以採取應變方法來達到復原的目的,並且可以持續營運,增加市場佔有率與競爭力,成為關鍵客戶下單的重要依據。所以ILM中歸檔的環節,幫助企業快速資料復原與資料搜尋分析的應用,更可將企業的經營帶向另一個領域。

資訊人員在面對如此龐大的數位資訊下,例如:掃描檔案、圖檔、文件資料、傳真資料、電子郵件等,如何執行ILM的第一步,通常就是針對每日異動量最大的電子郵件著手,並且可以達到立竿見影的效果。

接著來探討郵件資訊生命週期管理(Mail Information Lifecycle Management, MILM)的流程如何與ILM流程互相呼應。

1.產生的環節上,相對於郵件資訊上是以郵件複製(Mail Copy)將企業的郵件即時同步產生出一份備份。

2.在保護的環節上,相對於郵件資訊上是分權帳號控管與加密達到郵件資訊不會遭到篡改的不可否認性。

3.在讀取的環節上,相對於郵件資訊上是以權限控管查詢調閱的權利。

4.在搬遷的環節上,相對於郵件資訊上是以郵件產生時間為定義標準。

5.在歸檔的環節上,相對於郵件資訊上是以備份管理的政策達到分類儲存管理目的。

6.在銷毀上,相對於郵件資訊是以備份管理的政策達到自動刪除的結果。

降低企業風險 落實郵件備份法規
根據上述流程概念,在實務上的應用,採用美超微的案例加以說明。美超微電腦是美國上市公司,美國規定掛牌上市公司、美國企業的子公司和分支機構都必須遵守沙賓法案(SOX),企業必須利用資訊系統設計自動化標準流程和產出文件,以便集中保存相關的文件,讓企業繳交給主管稽核機關進行稽核與保存。目前業界皆以電子郵件為主要溝通的媒介,並以電子檔案的形式儲存在伺服器主機中。為了保護公司的權益及提供全球客戶不中斷的服務,電子資料的保存及搜尋己成為IT最重要的任務之一。尤其當發生官司事件時,如何找到分散在備份光碟、磁帶、及其他儲存設備中的歷史郵件,能夠在最短的時間內,從茫茫信海中找出目標郵件,成為MILM流程導入規劃上最重要的議題,也是郵件歸檔與郵件備份上兩者差異的分水嶺。

美超微採用了Mail Archiving Expert電子郵件歸檔專家,除了系統能易於導入外,並且不影響現有架構。對於內收、外送郵件及內部信都能完整備份,另外提供「歷史郵件還原機制」,將原本分散存放在光碟、磁帶、及其他儲存設備中的歷史郵件,重新由歸檔機制建立索引,並針對重複的郵件資料在比對之後進行減量,節省原本存放空間及成本。同時,法務部門也提出了相關需求,特別是在郵件搜尋功能上,當需要調閱某些條件的信件時,常常會有3個關鍵因素:一是需提供出舉證的時間很短,有時效性的需求;二是需調閱的信件期間很長,短則3年、長則5年;三是需調閱的信件量龐大,有可能像在大海中撈針。

美超微的郵件備份政策,先以年限1年、2年、3年、5年、永久做為基礎,並善用歸檔系統的「郵件生命週期」功能,將郵件內容進行分類,搭配整體或個別的管理政策以進行歸檔、郵件檢索及調閱等工作。「郵件生命週期」能符合政策將分類儲存的郵件進行自動搬移及後續處理,例如會自動推移郵件的儲存年限,並將該郵件從Mail Archiving Expert自動搬移至遠端儲存設備,避免硬碟空間不足影響相關運作,還能減少系統負載及分散電子郵件的保存風險。

(作/中華數位產品經理王智衛)

(…未完,更多精采內容請參閱網路資訊雜誌221期4月號)

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