[焦點議題] Microsoft Office 2010提昇辦公室效率秘技大公開

Microsoft Office 2010 即將在今年年中上市,此次強調透過「雲」加「端」的技術可以提供高效率、高彈性的生產力。

Microsoft Office 2010 即將在今年年中上市,此次強調透過「雲」加「端」的技術可以提供高效率、高彈性的生產力。

此專題將介紹在Microsoft Office 2010 套件當中的每一套軟體,新增了哪些可以提昇工作效率的新功能,讓企業能夠瞭解,透過這項軟體,能夠如何替資訊工作者帶來創新的工作體驗,並大幅提升工作效率。

雲端運算走入企業早已不新鮮,但是企業間共同的疑慮就是「雲的安全性」。如果這朵雲變成企業自己打造,持續運作不中斷可以自己維護、資料的安全性與保密可以中央集權。企業不必擔心有一天外部的網路服務中斷、資料莫名消失而影響營運。

微軟推出了Office Web Apps 的服務,提供企業組織建構雲端運算的網路辦公室環境。Office Web Apps 根基於SharePoint Server,網管人員可以直接在現有的SharePoint 伺服器直接佈署上線。一般用戶則使用建築在Windows Live 下的Office WebApps,同樣可以擁有完整的線上版Office 功能。小型企業使用Windows Live 的版本也可以減輕負擔,不需投入人力維護Office Web Apps。除此之外,微軟自家的Windows Phone 也會有Office Mobile2010,可存取SharePoint 伺服器內的文件。微軟這次的野心是讓手持裝置開啟的文件等同於桌面版,格式盡量不會跑位、方便檢視與編輯,何處都能辦公的理想讓工作者隨時都能完成文件製作。

真正的64 位元
64 位元的架構在今天不論是硬體與作業系統,兩方面在一般消費者市場都已經發展成熟。特別是64位元的視窗作業系統已經可以輕鬆取得安裝,並非過去開發者或頂級玩家的專利。電腦周邊設備的驅動程式也原生支援64 位元,不需要以相容模式執行,不會一不小心還會出現未預期的錯誤。上述的軟硬條件具備之後,對於相容性與穩定性至上的企業而言, 64 位元也才有實用價值,現在就開始讓64位元應用程式展現威力。

微軟在Office 2010 開始提供原生64 位元版,整個Office 家族成員可以完全享受到64 位元的優勢。更寬廣的定址能力讓4GB 以上的記憶體可以妥善運用,頁數超多的文件、行數更多的試算表、動量與圖形更復雜的投影片都能輕鬆應付。Office 家族成員多個一起執行也不用害怕,跨成員間的文件編輯也對系統操作的流暢度不構成打擊。

最低的學習曲線與導入成本
對於企業而言,系統升級不只是軟硬體的成本。內部員工的學習時間與教育訓練,將直接反應在企業的營運效率與成本。Office2010 這次並沒有大改操作介面,同樣承襲2007 的Ribbon 介面風格。在小細節的部份增加實用功能,強化群組作業能力、多使用者編輯的輔助功能。尤其編修參與者增加,文件就跟程式碼一樣有版本控管的必要,筆者感覺到這已經變成微軟這幾年發展Office 一個明確的方向。企業員工不需要重新適應新版操作介面,資訊部門可以順應時代潮流佈署內部的雲端解決方案。Office 2010 值得企業評估導入,作為資訊工作者提昇生產力的工具!

Word 2010
Word 是Office 家族成員中平均使用率最高的產品,多數的文字編輯工作都有賴Word 。也許你會覺得Word 常用的編輯功能就是那一些,但是如果善用一些附加功能,文件編排會更有效率。

筆者覺得Word 在最近的改版強調的是「升級次要的功能」,讓原本僅次於主功能的工作項目更好用( 大概主功能已經改進到成熟的階段了)。光憑文字說明,也許讀者的感受有限,在以下重點說明後還是親自上機操作比較貴在。

「尋找與取代」的功能對於頁數多的文件特別重要,在茫茫的在字海中逐字檢查並不明智。單就尋找功能來挑剔,以往只是把游標瞬間移動到目標處還不夠人性。微軟在Word 2010 就針對尋找的功能加入導覽列,不只是計算符合條件的目標數,還直接以視覺化的方式顯示文件頁面預覽。預覽縮圖上再特別以高反差的黃色網底標註,對校稿真的很方便。搜尋的工作通常需要搜尋引擎配合,微軟表示作了很大幅度的最佳化,字串搜尋的反應時間更快。試用Word2010 的搜尋功能後,筆者認為Word 2010 倒不失為一個文字瀏覽器的選擇,特別是純文字檔案的瀏覽。

筆者分別在不同的電腦螢幕前,怎樣的溝通模式最好? 也許文字即時傳訊的模式很適合辦公室,尤其是需要安靜作業或者編輯內容不適合公開討論的情境。Word 2010 可以在編輯過程中加入即時訊息討論,而且不需要離開Word 的工作畫面。有概念的讀者大概可以聯想到免不了要架設SharePoint 之類的協同作業伺服器。事實上沒有這麼麻煩,最簡單的方式只要安裝Windows Live Messenger 即可( 就是俗稱的MSN) 。如果要使用語音討論的功能,則需搭配微軟的Office Communications SeNer 與OfficeCommunicator 2007 R2 。

如果對繪製簡易圖說有需求,又沒有安裝Visio 這個需要選購的家族成員, Word 2010 可以將文字組合到圖形內。Word 2010 本身就內建皇宮的圖庫,應用起來十分容易。對企業而言還省下了Visio 的採購成本。此外,多數使用者常常失手忘記儲存就直接將編輯中的檔案關閉。Word 2010 現在把未儲存的文件一概視為草稿自動儲存,下次再度開啟時就能繼續使用,避免一時的疏忽造成憾事。

(作/李鎮宇)
(…未完,更多精采內容請參閱網路資訊雜誌222期5月號)

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