因應軟體授權稽核 Rimini Street協助企業確保預算與效率

原廠對企業軟體的授權稽核已是常態,但常導致企業生產力的耗損和非預期的費用支出。全球企業軟體服務領導業者Rimini Street表示:「企業必須將時間及預算用於重要的IT專案及創新活動,為了避免被軟體授權稽核瓜分寶貴資源,建議從軟體資產管理、盤點軟體授權、保持更新工作表、內部稽核等四大面向著手,以萬全準備來降低潛在風險。」

原廠對企業軟體的授權稽核已是常態,但常導致企業生產力的耗損和非預期的費用支出。全球企業軟體服務領導業者Rimini Street表示:「企業必須將時間及預算用於重要的IT專案及創新活動,為了避免被軟體授權稽核瓜分寶貴資源,建議從軟體資產管理、盤點軟體授權、保持更新工作表、內部稽核等四大面向著手,以萬全準備來降低潛在風險。」

根據ITAM Review的調查顯示,軟體稽核的過程平均長達七個月,而且必須耗費IT部門約200小時人力的時間支援。另有數據顯示,個別原廠如Oracle平均每三至五年會對單一企業進行至少一次授權稽核行動,對照企業在軟體應用環境的品牌異質化現況,可以想見頻繁的授權稽核將減損企業效率與生產力,甚至是IT支出倍增的隱憂。

降低稽核風險,捍衛自身權利

Rimini Street建議,企業必須落實完整的授權遵規策略,才能確實排除因授權稽核導致的合規風險。但各家原廠的授權稽核作法各有不同,很難以單一標準化作法來因應,不過其中仍有共通之處。以Oracle為例,可行的作法包括四大要件:

  • 建立軟體資產管理(SAM)計畫。現成的SAM工具可提供助力,但仍需指派資深人員或內部團隊負責執行,才能相輔相成地確保授權合規狀態。
  • 盤點軟體資產授權。盤點是所有資產管理的基礎,從訂單文件到支援報價單都能協助釐清現有授權資產,集中保存相關記錄亦是必要措施。
  • 保持更新Oracle Server工作表。以文件紀錄所有Oracle軟體的導入過程,精準追蹤授權軟體的使用現況,包括實務、測試及開發環境皆需列入。
  • 執行年度內部稽核以確認授權使用現況。評估所有Oracle產品的使用現況,並比對Oracle Server工作表及現有授權資產數量。

善用IT資源,專注創新及成長

全球各行各業的資訊長們正努力善用IT預算,降低所費不貲的年度維運支出,讓有限的資源盡可能地運用於企業的創新與成長。但另一方面,由於新客戶帶來的授權收入成長趨緩,原廠為了穩固營收來源,就會更為頻繁地進行授權稽核,事實也證明這是極為有效的擴增收入的手段,例如當企業積極進行創新或數位轉型時,原廠的授權稽核將迫使企業增購新授權或新產品。

值得關注的是,原廠授權政策極為複雜,常因新興技術的出現而有所變動。即使企業自認已經遵循授權規則,仍可能有所遺漏或疏忽,最佳的因應方式是確實瞭解原廠的稽核程序、授權概念,並建立軟體資產管理策略,才能預先做好萬全準備。

Rimini Street指出,原廠稽核不只在找出潛藏的違規情況,還會要求企業以內部資源來支援稽核需求或配合稽核程序。因此,企業不僅必須瞭解本身的軟體授權及責任,更重要的是預先找出潛藏的風險及漏洞,才能合法捍衛自己的權利,並將時間及預算的耗損降至最低。

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自1990年創刊UXmaster雜誌,1991年獲得美國LAN Magazine獨家授權中文版,2006年獲得CMP Network Computing授權,2009年合併CMP Network Magazine獨家授權中文版,2014年轉型為《網路資訊》雜誌網站,為台灣中小企業協助技術領導者落實企業策略,了解網路規劃及應用,為企業網路應用、管理、MIS、IT人員必備之專業雜誌網站。


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